Referenz
Erfolgsgeschichte:
Herausforderungen
Software-Anforderungen analysieren
Lösung
Einbinden der Beschäftigten, strukturierte Beratung, gemeinsame Zielvereinbarungen
Vorteile
Zeit- und Kosteneinsparungen, Minimierung von Routinearbeiten, Fokus auf eigentliche Aufgaben
Digitalisierung ermöglicht Sozialpsychiatrischem Zentrum wieder mehr Gestaltungsfreiheit bei der Arbeit mit den Menschen.
Das Programm unternehmensWert:Mensch plus bietet eine Förderung von 80 Prozent für die Prozessberatung und Initiierung von Digitalisierungsprojekten im Mittelstand. Gefördert wird es vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie dem Europäischen Sozialfond. Die ETC Unternehmensberatung begleitete ein solches Digitalisierungsprojekt in Velbert.
Nicht immer stoßen Digitalisierungsprojekte bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von vorneherein auf breite Zustimmung. Welche vielfältigen Chancen die Digitalisierung aber tatsächlich bietet, den Menschen zu entlasten, und wie sich die Miteinbeziehung der Beschäftigten in den Change-Prozess sehr positiv auswirkt, zeigt folgendes Beispiel.
Hintergrund
Menschen in besonderen Situationen brauchen oft viel Zuwendung, Anleitung und Betreuung. Dies erfordert ein hohes Maß an Zeit und Empathie. Wenn aber administrative Tätigkeiten am Computer, Routinearbeiten und bürokratische Verpflichtungen bereits einen großen Teil der täglichen Arbeit ausmachen, bleibt für die Menschen, um die es geht, viel Zeit auf der Strecke. So erging es auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gemeinnützigen Sozialpsychiatrischen Gesellschaft Niederberg mbH, kurz SGN. Vor allem die stark gestiegenen Ansprüche an die Software und viel zu langwierige elektronische Dokumentationsabläufe waren für die Zeitnot mitverantwortlich. Auf ein Förderprojekt des Europäischen Sozialfonds aufmerksam gemacht, stieß die SGN mit Unterstützung der ETC Unternehmensberatung aus Mülheim ein Digitalisierungsprojekt an und konnte so die längst überfälligen Verbesserungen für die Beschäftigten realisieren. Die kommen nun auch den ihnen anvertrauten Menschen mit psychischer Erkrankung zugute.
Aufgabenstellung und Herausforderungen, um Arbeitsprozesse optimal zu gestalten!
Digitale Lösungen versprechen oft eine signifikante Arbeitserleichterung – aber wie gehen Unternehmen am besten vor, um eine möglichst passende Lösung zu finden und umzusetzen? Schließlich sind die Beschäftigten gleich welcher Branche zwar Meister ihres Fachs, aber deswegen noch lange keine IT-Experten. Eine große Unterstützung kann hier eine unabhängige Beratung und Prozessbegleitung leisten, wie sie die ETC Unternehmensberatung erfolgreich durchgeführt hat.
„Statt noch spät am Abend an den Dokumentationen zu sitzen“, resümiert Karin Wichmann, Geschäftsführerin der SGN, „wollte ich, dass die Mitarbeitenden endlich wieder mehr Zeit für die Arbeit mit den Menschen haben.“
Wenn der Schuh drückt und das eigentliche Problem einmal erkannt ist, können Unternehmen sehr oft auch ihren Wunschzustand bestimmen. Um den zu erreichen, braucht es zumeist aber echte Profis.
Kundennutzen: „Zufriedenheit selbst gestalten“
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SGN haben sich in gemeinsamer Absprache genaue Ziele gesetzt, sich über unterschiedliche Software informiert und diese evaluiert. Nach der anschließenden Migration auf zwei neue Programme wird die Software heute allen Beschäftigten gerecht, spart enorm Zeit ein und lässt so wieder deutlich mehr Freiraum für die Arbeit mit den Menschen, die sich SGN anvertrauen.
In einer Abschlussveranstaltung äußerten sich die Mitarbeitenden sehr positiv über Verlauf und Ergebnis der Beratung: „Die Nutzwertanalyse war sehr hilfreich“, hieß es da zum Beispiel, oder „Die Methode macht klar, wer verantwortlich für die einzelnen Aufgaben ist.“ Auch die Vorteile des Digitalisierungsschrittes wurden angesprochen: „Du kannst an Projekten arbeiten, ohne physisch anwesend zu sein, ohne Raum und Zeit!“
Die Lösung liegt auch in der Beteiligung vieler
Die ETC Unternehmensberatung ist auf die Initiierung und Begleitung digitaler Vorhaben spezialisiert und hat es sich zur Aufgabe gemacht, passgenaue Ansätze für unterschiedlichste Branchen und Unternehmen zu finden und unternehmensspezifische digitale Lösungen umzusetzen.
„Uns ist es bei digitalen Lösungsansätzen sehr wichtig, die Beschäftigten von Anfang bis Ende aktiv einzubinden und in sämtliche Entscheidungsprozesse miteinzubeziehen“, erläutert Stefanie Jung von ETC. „So können wir die Expertise vieler und die gesamte soziale Dynamik eines Unternehmens nutzen.“
Bedarf und Zielsetzung werden in Abstimmung mit der Geschäftsführung gemeinsam definiert, die Prozesse gemeinsam gestaltet und damit auch die Zusammenarbeit gefördert. Im Kick-off Workshop sammeln Mitarbeitende weitere Ideen, bilden ein sogenanntes Lab-Team mit Experten aus relevanten Bereichen und stimmen die jeweiligen Arbeitsaufgaben ab. Die zyklische Präsentation von Projektfortschritten und die eventuell notwendige Anpassung gesetzter Ziele sind wichtige Teile im weiterführenden Prozess.
„Dabei nutzen wir ein sehr gut funktionierendes Rollenkonzept“, berichtet Stefanie Jung. „Während im Lab-Team als Herzstück des Experimentierraums Gestaltungslösungen entwickelt und erprobt werden, sorgt der Lenkungskreis – bestehend aus Geschäftsführung und Vertreter/innen der Mitarbeitenden – für die Möglichkeit der Übertragung der Ergebnisse auf das Gesamtunternehmen und vielleicht notwendige weitere Unterstützung. Gleichzeitig treibt eine verantwortliche Kraft das Lab-Team voran, organisiert es und steht als Ansprechpartner/in für die Prozessberatung wie für den Lenkungskreis zur Verfügung. Die Prozessberatung wiederum, in diesem Fall also die ETC, organisiert und moderiert den Gesamtprozess und sichert als zentrale Schnittstelle nicht nur die Ergebnisse, sondern auch die wichtige Beteiligung der Beschäftigten.“
Die Arbeitsphasen lassen sich in drei Schritte unterteilen: Nach der Erstberatung, den Experteninterviews und einem Kick-off folgen drei Planungssitzungen, zwischen denen jeweils eine Auswertung, eine Bewertung durch den Lenkungskreis und schließlich ein Fortschrittsbericht stehen.
„Konkret haben die MitarbeiterInnen unseres Lab-Teams mit allen Mitarbeitenden unserer unterschiedlichen Teams, wie Tagesstruktur, Arbeit und Pflege, genau besprochen, was wir uns in Zukunft anders wünschen“, sagt Karin Wichmann. „Mit Unterstützung der ETC Unternehmensberatung haben wir unterschiedliche Softwarelösungen analysiert, bewertet und auch den notwendigen Schulungsbedarf evaluiert.“ Dabei wurde jeweils auch festgelegt, wer sinnvollerweise an einer Präsenzschulung des Anbieters teilnimmt, wer Webinare nutzt und wer sich zum Beispiel über YouTube schlau machen kann. „Am Ende stand unsere gemeinsame Entscheidung für eine neue Arbeits-Software fest.“
Die Wahl fiel auf eine Spezialsoftware für das Management von Einrichtungen im Sozial- und Gesundheitswesen. Sie bietet mit einer zentralen Datenverwaltung ein Klienten-, Pflege- und Betreuungsmanagement und unterstützt zudem das Personalmanagement ebenso wie das Rechnungswesen und das Controlling.
„Ganz ähnlich sind wir auch mit der Einführung eines moderneren Dokumenten-Management-Systems umgegangen, das für unsere Arbeit ebenfalls von elementarer Bedeutung ist.“